Archiviazione e conservazione sostitutiva documenti: Archivio OK Professionisti
L'unico software per l’archiviazione e la conservazione sostitutiva dei documenti realizzato appositamente per gli intermediari fiscali (professionisti e associazioni): ArchiviOK Professionisti®
Il documento informatico
Il documento informatico, per essere rilevante ai fini tributari e quindi per essere validamente conservato in formato elettronico, deve possedere i seguenti requisiti:
- Avere la forma di documento statico non modificabile
- Essere emesso con l’apposizione del riferimento temporale e della sottoscrizione elettronica
- Può essere memorizzato su qualunque tipo di supporto purché ne sia garantita la leggibilità nel tempo e ne sia assicurato l’ordine cronologico
- Essere reso disponibile su supporto informatico e, a richiesta, su supporto cartaceo presso il luogo di conservazione
- Devono essere consentite le funzioni di ricerca ed estrazione delle informazioni dall’archivio informatico.
Il processo di conservazione
Il processo di conservazione del documento informatico avviene mediante la sua memorizzazione su un supporto idoneo a garantirne la leggibilità nel tempo (es. cloud, cd-rom, dvd, hard disk, ecc.).
Tale processo termina con l’apposizione sull’insieme dei documenti o sull’impronta dell’archivio, della sottoscrizione elettronica e della marca temporale da parte del Responsabile della conservazione.
Il soggetto interessato o il Responsabile della conservazione, deve trasmettere alle competenti Agenzie fiscali l’impronta dell’archivio informatico oggetto della conservazione, la sottoscrizione elettronica e la marca
temporale entro il mese successivo alla scadenza dei termini stabiliti dalla legge.
Archivio OK Professionisti gestisce per te tutte queste necessità. Quali sono le sue principali funzionalità:
- Importazione dati da files telematici per il tramite procedura guidata di Comunicazione annuale dati IVA, IVA Annuale, 730, 770 semplificato e ordinario, Unico PF, SP, SC, ENC con Studi di settore e Parametri, Dichiarazione di intento e F24
- Inserimento documenti allegati (f.to pdf e tiff)
- Importazione dei libri contabili (f.to pdf e tiff)
- Archiviazione elettronica
- Gestione dell’archivio in base alle singole anagrafiche dei clienti
- Ricerca tramite chiavi predefinite (Codice Fiscale, Partita Iva, Nome, Cognome, Denominazione)
- Ricerca in modalità full-text
- Anteprima a video delle dichiarazioni fiscali, su modulo conforme
- Stampa grafica su qualsiasi modello e tipologia di stampante
- Modifica dei documenti archiviati
- Esportazione in formato PDF
- Gestione della firma digitale tramite Smart Card
- Funzione di live up-date
E ancora:
- Conservazione a norma CNIPA tramite l’integrazione al servizio LegalDoc di InfoCert
- Conservazione on-site a norma CNIPA con il modulo per la conservazione di ArchiviOK
- Modulo OCR: riconoscimento dei file (in f.to pdf e tiff) ed inserimento automatico delle chiavi di ricerca
- Modulo Web per accedere all’archivio dei documenti tramite browser Internet
- Archiviazione da file telematico degli anni pregressi
- Postazioni di lavoro aggiuntive (client)
